Stel je voor: rijen mensen bij het gemeentehuis, stapels papierwerk, en een kleine staf die probeert de administratieve chaos te beheersen. Het klinkt bekend, toch? Vooral in gemeenten in Vietnamese provincies zoals Hưng Yên, waar de administratieve drukte torenhoog kan zijn. Wij zagen onlangs een schokkend cijfer: gemiddeld 4.700 dossiers per dag na een recente samenvoeging.
Dit zorgde voor enorme overbelasting bij de paar medewerkers. Maar nu is er een onverwachte wending. Terwijl wij hier in Nederland nog praten over digitalisering, heeft een kleine, vooruitstrevende gemeente de volgende stap gezet: ze hebben een AI-robot ingezet om deze berg werk te verwerken.
Dit is geen sciencefiction. Sinds eind december draait een systeem genaamd Kiosk TC AI. Waarom dit zo belangrijk is voor de lokale bevolking en waarom elke overheidsinstelling dit nu zou moeten overwegen, ontdek je hieronder.
De dagelijkse administratieve marathon die niet te winnen was
Volgens de plaatsvervangend voorzitter van het Volkscomité van de Nghĩa Trụ Commune, de heer Nguyễn Văn Lộc, was de situatie onhoudbaar. Met slechts tien medewerkers die 150.000 aanvragen per maand moesten verwerken, was uitstel en overwerk de norm.
"Het oplossen van meer dan 4.700 dossiers per dag, continu gedurende een maand, was een enorme uitdaging en leidde tot overbelasting van de afdeling," aldus Lộc. Veel mensen hier herkennen die frustratie van te lang wachten op een simpele stempel of bevestiging.
De introductie van de Kiosk TC AI
Na slechts twee weken proefdraaien, werd op 30 december officieel het automatische robotverwerkingssysteem Kiosk TC AI in gebruik genomen. Dit systeem is niet zomaar een self-service balie; het automatiseert de volledige workflow.
De heer Vũ Gia Công, voorzitter van TC Group (de sponsor van de twee robots), legt uit wat dit concreet betekent voor de inwoner die normaal gesproken in de rij zou staan:
- Informatie opzoeken over procedures.
- De benodigde dienst selecteren.
- Een wachtnummer trekken.
- De status van de aanvraag volgen.
- De werktijden beter indelen.
Hoe de robot jouw bezoek aan het gemeentehuis verandert
Het mooie van dit nieuwe systeem is de gebruiksvriendelijkheid. Men heeft duidelijk geleerd van de fouten van eerdere, onhandige digitale systemen.
De interface van de Kiosk is ontworpen om simpel en intuïtief te zijn. Er is gesproken en visuele begeleiding, wat handig is, zelfs als je niet digitaal onderlegd bent – denk aan je oudere buren die hulp nodig hebben met hun belastingaangifte.
Het echte voordeel zit in de planning. De robot stelt burgers in staat om hun bezoek vooraf in te plannen. Dit vermindert niet alleen de druk op het personeel aanzienlijk (minder chaos op de vloer), maar zorgt ook voor een ordelijker en 'beschaafder' bezoek aan het overheidsgebouw.
De grotere missie achter de robot
Dit project is geen willekeurige technische gadget. Het is een directe uitvoering van een bredere staatsresolutie (Nghị quyết số 57-NQ/TW) om technologie en innovatie op lokaal niveau te stimuleren en de digitale transformatie te versnellen. Zoals de vice-directeur van het Provinciale Departement Wetenschap en Technologie, de heer Đỗ Đình Quang, bevestigde: Nghĩa Trụ is de eerste gemeente in de hele Hưng Yên provincie die deze AI-assistentie krijgt.
Wat je nu moet onthouden
Als inwoner van deze gemeente hoef je je minder zorgen te maken over urenlang wachten. Je kunt je tijd nu beter besteden, misschien wel aan het halen van een fatsoenlijke koffie tijdens het wachten op de bevestiging, in plaats van stil te staan in een benauwde rij.
Dit is een duidelijk signaal: de overheid investeert in tools die de burger écht helpen, niet alleen maar processen verplaatsen van papier naar een slecht werkende computer. De AI-robot pakt de saaie, repetitieve taken, zodat de lokale medewerkers zich kunnen richten op de complexe gevallen die menselijke input vereisen.
Wat vind jij van deze stap? Zou jij liever via een robot je afspraak regelen om tijd te besparen, of geef je de voorkeur aan het ouderwetst spreken met een ambtenaar?
